Centralizacja rozliczeń podatku VAT w jednostkach samorządu terytorialnego - nowe regulacje prawne od dnia 1 stycznia 2017r.
Przez wiele lat jednostki samorządu terytorialnego, jak również ich jednostki organizacyjne, traktowane były jako odrębni podatnicy VAT.
Wszystko zmieniło się jednak po Wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 29 września 2015r. w sprawie C-276/14 Gmina Wrocław przeciwko Ministrowi Sprawiedliwości.
Na mocy Ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych, przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 1454 - dalej także jako specustawa) , każda gmina, zarejestrowana jako czynny podatnik VAT, mająca nadany przez właściwy miejscowo Urząd Skarbowy NIP oraz status podatnika VAT-UE, składa we właściwym Urzędzie Skarbowym jedną Zbiorczą deklarację VAT 7 dla podatku VAT dla wszystkich jednostek (do 31.XII.2016, każda jednostka organizacyjna składała własne deklaracje).
Zbiorcza deklaracja VAT-7, sporządzana jest przez wydział finansowy gminy, w oparciu o zbiorcze deklaracje cząstkowe VAT-7, otrzymane od uprawnionych pracowników jednostek organizacyjnych Gminy. Zapłata należnego podatku, dokonywana jest przez Wydział Finansowy Gminy, na właściwy rachunek bankowy Urzędu Skarbowego.
Z dniem 1 stycznia 2017r. ulegają zmianie dane na fakturach dokumentujących zarówno sprzedaż jak i zakup towarów i usług przez jednostki organizacyjne Gmin.
Faktury dokumentujące sprzedaż winny zawierać następujące dane:
Sprzedawca:
- Nazwa Gminy
- Ul.
- Kod pocztowy
- NIP:
Wystawca faktury:
- Nazwa jednostki organizacyjnej/oświatowej Gminy
- Ul.
- Kod pocztowy
- Numer rachunku bankowego jednostki organizacyjnej/oświatowej, będącej wystawcą faktury.
Faktury wystawione, zgodnie z powyższymi wskazówkami, powinny być ujmowane w rejestrach cząstkowych, zbiorczym rejestrze cząstkowym oraz w księgach rachunkowych. W przypadku braku sprzedaży opodatkowanej oraz/albo zakupów w danym miesiącu, od których podatek VAT podlegałby odliczeniu, jednostki mają obowiązek przygotowania zerowych rejestrów cząstkowych i zerowych deklaracji cząstkowych VAT-7.
Obowiązkowo kierownicy jednostek, wyznaczają co najmniej dwie osoby do kontaktu z wydziałem finansowym. Osoby te w przypadku np. kontroli podatkowej wobec gminy odpowiadają za składanie niezbędnych wyjaśnień oraz przekazywaniu dokumentów na żądanie organów kontrolnych.
Nowością w budowie VAT-u jest także pre- współczynnik, będący proporcją VAT-u. Kierownicy jednostek / jednostek oświatowych na mocy art. 86 ust. 2q ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2016, poz. 710 ze zm.,) nie mają zatem innego wyjścia, muszą obliczać wartość pre-współczynnika i przekazywać go do wydziału finansowego.
Obliczenia VAT naliczonego, który podlegać będzie odliczeniu przy uwzględnieniu pre-współczynnika VAT, należy dokonać w oparciu o Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17. XII. 2016 r. w sprawie sposobu określania zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej w przypadku niektórych podatników, Dz. U. z 2015 r., poz. 2193 w zw. z art. 86 ust. 22 ustawy o VAT.
Koniec roku zobowiąże kierowników jednostek do obliczenia ostatecznej wartości pre-współczynnika oraz współczynnika na bazie rzeczywistej sprzedaży odbytej w danej jednostce. Korekta różnicy pomiędzy wartością wstępnie obliczonego i ostatecznie wypracowanego pre-współczynnika za dany rok powinna nastąpić w deklaracji cząstkowej VAT-7 oraz zbiorczej VAT-7 za miesiąc styczeń roku następnego. Ważną informacją jest również dzień dostarczenia deklaracji cząstkowych VAT-7 do wydziałów finansowych. Ustalono go na 10 dzień każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Termin ten jest nieprzekraczalny. Zbiorcza deklaracja VAT, przekazywana jest do właściwego urzędu skarbowego do 25-tego dnia miesiąca, następującego po każdym kolejnym miesiącu.
W przypadku wystąpienia nadwyżki podatku należnego nad naliczonym, podatek powinien zostać do dnia do 25-tego dnia miesiąca, następującego po miesiącu, o którym mowa w złożonej deklaracji VAT7, wpłacony na rachunek bankowy właściwego miejscowo urzędowi skarbowemu.
Należy również pamiętać, że deklarację cząstkową VAT-7 oraz zbiorczą deklarację cząstkową VAT-7 wraz z imiennymi pieczątkami należy archiwizować zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z póżn. zm.).
Wiele wątpliwości wzbudziło również, postępowanie z kasami rejestrującymi sprzedaż. Wiele wskazywało na to, że w związku ze zmianą NIP-u (na paragonie fiskalnym może figurować tylko jeden NIP), na NIP gminy, będącej sprzedawcą, należy wymienić wszystkie kasy oraz drukarki fiskalne, znajdujące się w danych jednostkach. Na szczęście mogą nadal wykorzystywać kasy, których fiskalizacji dokonały te jednostki. Oczywiście z zastrzeżeniem, że nie dłużej niż do 31 grudnia 2017r. (zgodnie z projektem rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, od 1 stycznia 2018 r. zostanie wprowadzona cyfryzacja dokumentów i raportów fiskalnych).
Biorąc pod uwagę nowe regulacje oraz fakt, że w jednostkach gminnych okres od stycznia do marca to czas sprawozdawczy, przed kierownikami jednostek postawiono nie lada wyzwanie.